Odroczenie kar za błędy w KSeF nie przesuwa obowiązku wystawiania faktur
Zapowiedź Ministerstwa Finansów dotycząca przedłużenia odroczenia kar za błędy w Krajowym Systemie e-Faktur do końca 2027 r. przyniosła ulgę wielu właścicielom firm. Część z nich odebrała ją niemal jak dodatkowy rok na przygotowanie do wdrożenia KSeF. Eksperci przestrzegają jednak przed takim podejściem i wskazują, jakie konsekwencje mogą ponieść przedsiębiorcy, którzy nie dostosują działalności do nowego systemu.
Fot. Longfin Media / Shutterstock.
16 września Ministerstwo Finansów poinformowało o pracach nad projektem ustawy wydłużającej do końca 2027 r. okres odroczenia kar za błędy związane ze stosowaniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). W komunikacie resort zaznaczył, że proponowane rozwiązanie odpowiada na postulaty firm, organizacji branżowych i ekspertów podatkowych, zgłaszane w związku z etapowym wdrażaniem systemu.
Dla przedsiębiorstw, które dopiero planują wprowadzenie nowych zasad wystawiania e-faktur, oznaczałoby to więcej czasu na poznanie działania KSeF bez ryzyka szczególnych kar za błędy. Na razie jest to jednak wyłącznie zapowiedź. Aby nowe zasady zaczęły obowiązywać, konieczna będzie nowelizacja ustawy.
W materiale przedstawiono także ofertę EBI24 dla czytelników Bankier.pl: możliwość bezpłatnego przetestowania pakietu o wartości 498 zł.
Zgodnie z nadal obowiązującymi regulacjami kary pieniężne za określone naruszenia zasad KSeF nie będą nakładane za błędy popełnione do końca tego roku. Sankcje miały zacząć obowiązywać 1 stycznia 2027 r., lecz według nowych planów Ministerstwo Finansów chce przesunąć ten termin o rok. W takim przypadku 2027 r. stałby się okresem ochronnym, a kary obejmowałyby nieprawidłowości popełnione dopiero od 1 stycznia 2028 r.
Eksperci podkreślają, że wejście w życie proponowanych przepisów nie zwolniłoby przedsiębiorców z obowiązku wystawiania faktur w KSeF. Przez cały 2027 r. za wystawienie faktury poza systemem nie byłaby nakładana szczególna kara pieniężna, mimo istnienia tego obowiązku. Sankcje nie dotyczyłyby również spóźnionego przesłania do KSeF faktury wystawionej w trybie offline ani wystawienia jej niezgodnie ze wzorem. Firmy nadal musiałyby jednak prawidłowo rozliczać sprzedaż i podatki.
Jak wskazuje Magdalena Kubiak, samodzielna księgowa w spółce CashDirector, część firm wciąż odkłada uruchomienie KSeF. Dotyczy to zwłaszcza przedsiębiorców, którzy rzadko korzystają z narzędzi online i ostrożnie podchodzą do zmian. Dodatkowy rok bez kar może dać im więcej czasu, ale nie zastąpi nauki obsługi systemu. Rozpoczęcie pracy z KSeF w ostatniej chwili zwiększa ryzyko błędów wynikających z braku doświadczenia, zarówno przy nadawaniu uprawnień, jak i wysyłaniu pierwszej faktury. Dlatego księgowa zachęca, by pierwszy krok wykonać wcześniej.
Proponowane odroczenie kar nie zmienia terminów obowiązkowego wystawiania faktur w KSeF. Zgodnie z kalendarium KSeF 1 stycznia 2027 r. zakończy się okres przejściowy dla najmniejszych firm, których sprzedaż udokumentowana fakturami wynosi do 10 tys. zł brutto miesięcznie. Obecnie mogą one wystawiać faktury poza systemem. Jeżeli przepisy dotyczące terminów pozostaną bez zmian, od tej daty także te firmy będą musiały wystawiać faktury w KSeF.
Eksperci zaznaczają, że przedsiębiorca, który po tej dacie nadal będzie wystawiał faktury poza KSeF, nie uniknie wszystkich konsekwencji. Choć naruszenie obowiązku wystawienia faktury w systemie byłoby objęte proponowanym odroczeniem kary z art. 106ni ustawy o VAT, właściciel firmy wciąż będzie zobowiązany do rozliczenia sprzedaży.
Ministerstwo Finansów zapowiedziało już, że administracja skarbowa będzie reagować na przypadki wystawiania faktur poza KSeF. Urzędnicy sprawdzą, czy nie wiąże się to z nierzetelnym rozliczeniem podatku. Magdalena Kubiak zwraca uwagę, że przedsiębiorca stale wystawiający faktury poza systemem mimo obowiązku powinien liczyć się z pytaniami urzędu. Nawet jeśli rozliczenia są prawidłowe, ich wyjaśnienie będzie wymagało czasu. Wcześniejsze uruchomienie obsługi KSeF pozwoli natomiast wykryć problemy już przy pierwszych fakturach.
Kluczowa pozostaje zgodność dokumentów podatkowych ze stanem faktycznym. Jeśli firma nie wykaże części sprzedaży lub zapłaci zbyt niski VAT, będzie musiała dopłacić podatek wraz z odsetkami. Podanie nieprawidłowych danych w deklaracji może też skutkować dodatkową sankcją podatkową albo odpowiedzialnością karnoskarbową.
Samo wystawienie faktury poza KSeF nie będzie podstawą do wszczęcia postępowania karnoskarbowego. Inaczej będzie, gdy pominięciu systemu towarzyszyć będzie nierzetelne wystawienie faktury lub nieprawidłowe rozliczenie podatku. Zapowiadane odroczenie dotyczy więc określonych kar za błędy w KSeF, a nie terminów wdrożenia obowiązku ani zasad rozliczania sprzedaży i podatków.